Untuk mencapai hal-hal seperti di atas maka diperlukan adanya proses merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan bidang keuangan agar tujuan sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien.

Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam menyusun rencana keuangan sekolah sebagai berikut.

1) Perencanaan harus realistis

Perencanaan harus mampu menilai bahwa alternatif yang dipilih sesuai dengan kemampuan sarana/fasilitas, daya/ tenaga, dana, maupu waktu.

2) Perlunya koordinasi dalam perencanaan

Perencanaan harus mampu memperhatikan cakupan dan sarana/ volume kegiatan sekolah yang kompleks.

3) Perencanaan harus berdasarkan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi.

Pengalaman, pengetahuan, dan intuisi, mampu menganalisa berbagai kemungkinan yang terbaik dalam menyususn perencanaan.

4) Perencanaan harus fleksible (luwes).

Perencanaan mampu menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang tidak diperhatikan sebelumnya tanpa harus membuat revisi.

5) Perencanaan yang didasrkan penelitian

Perencanaan yang berkualitas perlu didukung suatu data yang lengkap dan akurat melalui suatu penelitian.

6) Perencanaan akan menghindari under dan over planning.

Perencanaan yang baik akan menentukan mutu kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan.

Kepala sekolah dituntut untuk dapat mengorganisasikan dengan menetapkan orang-orang yang akan melaksanakan tugas pekerjaan, membagi tugas, dan menetapkan kedudukan, serta hubungan kerja satu dengan lainnya agar tidak terjadi benturan dan kesimpangsiuran satu dengan lainnya. Orang-orang yang diperlukan untuk mengelola kegiatan dana di sekolah antara lain:

1) Bendahara

2) Pemegang buku kas umum

3) Pemegang Buku Pembantu Mata Anggaran, Buku Bank, Buku Pajak Regristasi SPM, dan lain-lain.

4) Pembuat Laporan dan Pembuat Arsip Pertanggungjawaban Keuangan.

Staf yang dipilih untuk untuk membantu pengelolaan keuangan sekolah dituntut untuk memahami tugasnya sebagai berikut:

1) paham pembukuan;

2) memahami peraturan yang berlaku dalam penyelenggaraan administrasi keuangan;

3) layak dan mempunyai dedikasi tinggi terhadap pimpinan dan tugas;

4) memahami bahwa bekerja di bidang keuangan adalah pelayanan;

5) kurang tanggapnya bagian keuangan akan dapat mempengaruhi kelancaran pencapaian tujuan.

Pengawasan adalah seuatu usaha untuk mencegah kemungkinan-kemungkinan penyimpangan dari rencana instruksi, arahan/ saran dari pimpinan. Dengan pengawasan (controlling) diharapkan penyimpangan yang mungkin terjadi dapat ditekan sehingga kerugian dapat dihindari. Untuk itu, Kepala sekolah dituntut untuk memahami secara garis besar pekerjaan yang dilakukan oleh pelaksana administrasi keuangan, dan paham peraturan-peraturan pemerintah yang mengatur tentang penggunaan dan pertanggungjawaban serta pengadministrasian uang negara.

Anggaran belanja adalah suatu pernyataan yang terurai tentang sumber-sumber keuangan yang perlu untuk melaksanakan berbagai program sekolah selama periode satu tahun fiskal. Proses pembuatan anggaran pendidikan melibatkan penentuan pengeluaran maupun pendapatan yang bertalian dengan keseluruhan operasi sekolah.

a) Kegiatan operasi, yaitu kegiatan-kegiatan dengan menggunakan alat atau tanpa alat yang berkaitan dengan proses belajar mengajar baik dalam maupu di luar kelas.

b) Kegiatan Perawatan, yaitu kegiatan perawatan yang dilakukan untuk memelihara dan memperbaiki sarana dan prasarana yang ada di sekolah agar sarana prasaran tersebut dapat berfungsi dalam menunjang kelancaran proses belajar mengajar.

Sumber dana untuk penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah, yaitu:

a) Dari pemerintah berupa:

- Anggaran Rutin (DIK)

- Anggaran Operasional, pembangunan dan perawatan (OPF)

- Dana Penunjang Pendidikan (DPP)

b) Dari orang tua siswa, adalah dana yang dikumpulkan dari pengurus BP3/ komite sekolah dari orang tua siswa.

c) Dari masyarakat, misalnya: sumbangan perusahaan industri, lembaga sosial donatur, tokoh masyarakat, alumni, dsb.

Dalam penyususnan RENOP sebaiknya menempuh kebijakan berimbang, dan pelaksanaan operasional di sekolah membentuk team work yang terdiri dari para wakil kepala sekolah dibantu para wakil kepala sekolah dibantu beberapa guru senior. Atas dasar hasil kerja team tersebut baru dibahas dalam forum rapat dewan guru dan nara sumber lain yang dianggap perlu, sehingga akan bertanggung jawab terhadap keberhasilan rencana tersebut.

Untuk memformat program kerja tersebut, langkah-langkah yang dilakukan :

a) Menginventarisir kegiatan sekolah pada tahun ajaran mendatang 

b) Menyusun list kegiatan menurut sekolah prioritas

c) Menentukan sasaran atau volume

d) Menentukan unit cost dengan membandingkan unit cost atau penjajakan ke jalan

e) Menghimpun data pendukung :

• Data sekolah ( murid, guru, pegawai, pesuruh, jam mengajar, praktik laboratorium)

• Data fisik ( gedung, ruang kepsek, ruang guru, ruang laboratorium, WC, dan lain-lain)

f) Membuat kertas kerja dan laporan 

g) Menentukan sumber dana dan pembenaan anggaran

h) Menuangkan dalam format baku untuk usulan RENOP

i) Proses usulan atau pengiriman

1) Manfaat Pengawasan Pengelolaan Keuangan Sekolah

Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang diharapkan mampu mencegah timbulnya penyimpangan atau kesalahan dalam pelaksanaan. Hal ini perlu dilakukan sebagai usaha sistematik untuk menetapakan standar pelaksaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, umpan balik, membandingkan kegiatan nyata denagn standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengatur penyimpangan0-penyimpangan, serta mengambil koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya sekolah dipergunakan dengan cara yang oaling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan sekolah.

2) Prosedur Pemeriksaan Kas

Pemeriksaan adalah suatu proses sistematika untuk memperoleh bukti secara objektif tentang pernyataan-pernyataan berbagai kejadian/kegiatan sekolah dengan tujuan untuk menetapakan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyatan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan penyampaian hasil-hasilnya kepada yang berkepentingan.

Prosedur pemeriksaan kas yang biasa dilakukan oleh pembiasa sebagai berikut :

a) Dilakuakan denagn tiba-tiba

b) Bendaharawan wajib mengeluarkan uang yang dikuasainya dalam lingkup tanggung jawab atasnya 

c) Adakah bukti-bukti pembayaran yang belum dibukukan

d) Adakah surat-surat berharga

e) Bendahawan harus membuat surat pernyataan dengan bentuk yang sudah dibakukan

f) Adakah bukti-bukti pengeluaran yang belum disahkan oleh kepala sekolah

g) Sisa kas harus sama dengan sisa dibuku khas umum. Sisa kas terdiri dari (uang kertas, uang logam) saldo bank, surat berharga.

h) Setelah selesai pemeriksaan kas, maka perlu dibuat register penutupan kas 

i) Selanjutnya BKU ditutup dan ditandatangani oleh bendaharaawan dan kepala sekolah

j) Buat Berita Acara Pemeriksaan kas dengan format yang telah dibakukan 

k) Penyampaian Berita Acara pemeriksaan kas 

Jadi, dapat disimpulkan bahwa administrasi keuangan terdiri dari hal-hal sebagai berikut.

1. Pengurusan Keuangan. Hal-hal yang berkenaan dengan pengurusan keuangan adalah:

a. SK Bendaharawan Sekolah.

b. Bendaharawan bukan Guru atau Kepala Tata Usaha.

c. Penunjukkan Bendaharawan memenuhi persyaratan.

d. Pemeriksaan keuangan oleh Kepala Sekolah

e. Pemisahan antara bendaharawan:

- Rutin

- OPF

- SPP – DPP – Komite Sekolah

- BOS, BIS, BOM

- Sanggar PKG/LKG

2. Kelengkapan Tata Usaha keuangan sekolah, meliputi:

a. Daftar Gaji.

b. Daftar lembur dan atau daftar honorarium.

c. Buku Kas Tabelaris, Buku Kas dan Buku Kas Pembantu

d. Tempat penyimpanan uang, kertas berharga dan tanda bukti pengeluaran

e. Brand Kas

3. Pencatatan Keuangan. Pencatatan keuangan terdiri dari:

a. Pengerjaan pembukuan kas umum/tabelaris sesuai dengan peraturan yang berlaku.

b. Penerimaan SPMU otorisasi rutin, dibukukan pada buku register SPMU, sedangkan penerimaan OPF dalam buku tersendiri.

c. Penerimaan dan penyetoran SPP dibukukan sesuai dengan peraturan yang berlaku (tanda bukti setoran).

d. Penerimaan dan penggunaan DPP dibukukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

e. Penerimaan dan penyetoran PPh dan PPn dibukukan pada buku kas umum/tabelaris

f. Penerimaan dan penggunaan dana bantuan pemerintah setempat atau dari Komite Sekolah dibukukan dalam buku kas khusus.

g. Telah dibuat berita acara penutupan kas pada saat penutupan buku kas setiap tiga bulan (inspeksi mendadak minimal tiga bulan sekali)

h. Tanda bukti pengeluaran (surat pertanggungan jawab disampaikan ke KPKN, tidak melewati tanggal 10 bulan berikutnya)

i. Laporan penggunaan keuangan menurut sumbernya kepada atasan yang bersangkutan

j. Peringatan/teguran tertulis kepada Bendaharawan apabila ada penggunaan uang yang tidak sesuai dengan tanda bukti yang ada dan penggunaan diluar rencana.

k. Perlu diperhatikan/diteliti ada tidaknya tunggakan untuk pembayaran listrik, telepon, air, atau gas pada sekolah yang bersangkutan.